【1°技巧】電視電話會議技術(shù)保障有技巧
電視電話會議技術(shù)保障有技巧
近年來，電視電話會議的廣泛應(yīng)用使得對技術(shù)保障的標(biāo)準(zhǔn)和要求越來越高。為精益求精做好電視電話會議技術(shù)保障工作，我們總結(jié)了一些經(jīng)驗和技巧。
會前準(zhǔn)備過“五關(guān)”
第一關(guān)：任務(wù)接收關(guān)。
接到保障任務(wù)后，應(yīng)仔細(xì)研讀會議方案，分析技術(shù)保障的重點和難點。與會議承辦單位聯(lián)絡(luò)人對接，并確認(rèn)以下信息：采用什么會議系統(tǒng)，分會場地點在哪里，會議是否有視頻、PPT等輔流，分會場是否有發(fā)言任務(wù)，等等。
第二關(guān)：會場勘察關(guān)。
一看系統(tǒng)，即看現(xiàn)有視頻會議系統(tǒng)能否滿足會議需求，如果不能，則要組織技術(shù)研討會，討論能否增加設(shè)備及可能存在的風(fēng)險，確實無法滿足會議要求的，及時向承辦單位告知實際情況。
二看布局，根據(jù)會場整體布置，規(guī)劃顯示設(shè)備和攝像設(shè)備安裝擺放的位置。如，會場設(shè)置主席臺，那么顯示設(shè)備就需要放置在主席臺上，攝像設(shè)備放在會場后方。
三看燈光，即看會場的亮度，仔細(xì)測量燈光，確保最佳攝像效果，無法滿足攝像要求的應(yīng)及時調(diào)整。
第三關(guān)：方案制訂關(guān)。
確定保障設(shè)備，充分利用會議室原有設(shè)備，根據(jù)會議需要酌情增加電視機、攝像機等，并備份傳輸線路、信號處理等關(guān)鍵設(shè)施設(shè)備。
編輯流程腳本，設(shè)計畫面顯示順序，編寫控制切換指令，確保會議召開時的顯示效果。如，主席臺領(lǐng)導(dǎo)前方的顯示設(shè)備需播放分會場輪詢畫面，當(dāng)有發(fā)言時則需顯示發(fā)言人特寫畫面或輔流畫面，同時向主席臺下的人員展示。
設(shè)計連接線路，按照少節(jié)點、短連接、多并聯(lián)的原則設(shè)計連接線路，力求線路里程最小、信號傳輸最可靠。
規(guī)劃聯(lián)調(diào)測試，電視電話會議一般需提前半天或一天調(diào)試系統(tǒng)，在會議正式召開前一個小時進行最后一次調(diào)試，如果會議流程煩瑣、信號切換頻繁或分會場有發(fā)言任務(wù)等，則需要進行多次調(diào)試，確保會議系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和會議過程中各個環(huán)節(jié)銜接流暢。
制訂應(yīng)急預(yù)案，逐個列出可能出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，準(zhǔn)備好緊急處理方案，保證出現(xiàn)問題時能快速有效處理。
第四關(guān)：設(shè)備安裝關(guān)。
設(shè)備的安裝既需注重實效，也需考慮美觀。
實效是指設(shè)備穩(wěn)、接口緊。終端、矩陣等核心設(shè)備須固定在機柜內(nèi)，攝像設(shè)備有三腳架支撐；電源線、高清線等線路與設(shè)備的連接要緊，線路不能直角彎折。
美觀則要求設(shè)備擺放整齊、線路整齊劃一，尤其是移動小電視既要低于桌子下沿保證攝影效果，也要傾斜角度適中保證觀看體驗，如果小電視較多，擺放時需保持間隔距離一致、左右對稱。
第五關(guān)：系統(tǒng)聯(lián)調(diào)關(guān)。
一是測試系統(tǒng)性能。重點查看各分會場上傳到主會場的畫面質(zhì)量，避免出現(xiàn)馬賽克或卡頓現(xiàn)象。如果會議有輔流，應(yīng)發(fā)送至各個會場觀看，測試輔流的發(fā)送與接收是否正常。
二是調(diào)整攝像畫面。會場攝像畫面必須清晰明亮，主席臺領(lǐng)導(dǎo)和分會場人員的席卡名字應(yīng)清晰可見，分會場第一排出鏡領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為三人或五人，發(fā)言人特寫鏡頭的背景應(yīng)干凈簡潔。
三是調(diào)試話筒聲音。會議應(yīng)使用指向型有線話筒，聲音大小適中，不能有回聲、斷字等。當(dāng)分會場有發(fā)言任務(wù)時，應(yīng)單獨調(diào)測該會場話筒的聲音效果。
四是查看分會場布局。要做到分會場桌椅擺放整齊，桌面保持整潔；會議席卡統(tǒng)一顏色、字體和大小；會議室背景不花哨、不雜亂。
五是演練流程操作。當(dāng)點名某個分會場發(fā)言時，分會場保障人員提前10秒切換到單人特寫畫面，等發(fā)言結(jié)束后重新切換回原先畫面。如果有多個分會場連續(xù)發(fā)言并都有輔流上傳至主會場，每個分會場應(yīng)在發(fā)言人發(fā)言之前2～3秒發(fā)送輔流。
會中保障做到“三個細(xì)”
人員分工細(xì)化。電視電話會議服務(wù)保障的每個崗位都承擔(dān)著相應(yīng)職責(zé)，會議召開時各崗位應(yīng)做到分工明確，既各司其職、各負(fù)其責(zé)，又齊心協(xié)力、相互補臺，共同完成好保障任務(wù)。
組織指揮細(xì)密。會議總調(diào)度者需熟悉會議的整個流程和每一個環(huán)節(jié)，并能及時準(zhǔn)確給保障人員下達(dá)指令。同時還需時刻觀察會場內(nèi)的情況，實時調(diào)整設(shè)備。如，每名發(fā)言人聲音大小各異，需根據(jù)實際情況實時調(diào)整話筒音量大小。
設(shè)備操作細(xì)致。設(shè)備操作人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)知識和過硬的能力素質(zhì)，熟練掌握設(shè)備操作流程，會議過程中須全神貫注，不能出現(xiàn)絲毫差錯。如出現(xiàn)故障問題，需快速冷靜處理，判斷故障原因，啟動應(yīng)急預(yù)案。
經(jīng)過會前的認(rèn)真準(zhǔn)備和會中的細(xì)致保障，電視電話會議往往可取得良好的效果。但會后工作同樣重要，需要開展全面系統(tǒng)的總結(jié)復(fù)盤。比如，有哪些好的做法避免了突發(fā)情況，有哪些好的經(jīng)驗使工作更加順暢、完善，哪些突發(fā)情況是沒有提前考慮到的，哪些地方準(zhǔn)備還不夠充分……這些都是促進辦會人員業(yè)務(wù)能力增長的“良方”。
同時，還需形成完備的技術(shù)保障記錄，建立資料庫，做好存檔，為今后更好地開展工作提供參考。
（作者：王建功 安徽省委辦公廳 摘自《秘書工作》）